Time blocking: como planejar o seu dia em blocos de tempo

Uma lista de tarefas não tem relógio. Dez tarefas parecem iguais levando uma hora ou doze, por isso a maioria das listas termina o dia maior do que começou. O time blocking resolve isso transformando cada tarefa em um compromisso com você mesmo: das 9h às 10h30, rascunho da proposta. Primeiro entram as reuniões e o que é fixo, depois o trabalho, e por último as folgas.

A ideia não é nova. Cal Newport a popularizou entre quem trabalha com a cabeça no livro Deep Work (Trabalho focado, no Brasil) e no seu planner de blocos, mas quem já anotou "academia, 19h" numa agenda fez uma versão disso. O que transforma em método é fazer isso com o dia de trabalho inteiro, todos os dias, antes de ele começar.

• •Obriga a estimar. Não dá para encaixar uma tarefa sem decidir quanto ela dura, e essa decisão sozinha segura a maioria dos dias sobrecarregados antes que aconteçam.
• •Deixa as escolhas visíveis. Se a tarde está cheia, um pedido novo precisa substituir alguma coisa. Numa lista, ele só vai para o fim.
• •Protege o trabalho focado. Um bloco de duas horas na agenda é muito mais difícil de ceder do que uma intenção vaga de "adiantar o relatório hoje".
• •Elimina a próxima decisão. Quando um bloco termina, o próximo já está escolhido. Você gasta menos do dia decidindo o que fazer.

1. 1.
   Primeiro o que é fixo: reuniões, aulas, levar as crianças na escola, o almoço. O que sobra é o tempo que você realmente tem.
2. 2.
   Escolha de uma a três tarefas que importam hoje, de preferência as que avançam uma meta. O resto é secundário.
3. 3.
   Estime cada uma e some um quarto. Quase todo mundo subestima quanto tempo as próprias tarefas levam (a psicologia chama isso de falácia do planejamento), então essa margem não é pessimismo, é precisão.
4. 4.
   Coloque o trabalho mais difícil nas suas melhores horas. Para quase todo mundo é a primeira metade da manhã, antes de as mensagens se acumularem.
5. 5.
   Agrupe o que é pequeno. E-mail, mensagens e burocracia ganham um ou dois blocos de 30 minutos em vez de vazar para tudo.
6. 6.
   Deixe uns 20 por cento do dia livre. As coisas atrasam e coisas novas aparecem, e um plano sem folga quebra na primeira.
7. 7.
   No fim do dia, mova o que não aconteceu. Reencaixar o que ficou pendente para amanhã leva dois minutos e é o que impede que algo se perca.

Este é um dia realista para alguém com um trabalho grande, uma reunião e a caixa de entrada de sempre. Repare que só umas seis horas são trabalho planejado.

• •Agendar cada minuto. Um dia sem folgas está quebrado às 10 da manhã. Planeje seis horas de um dia de oito.
• •Tratar o plano como contrato. Quando o dia muda, reencaixe o resto dele. O plano é um mapa, não uma promessa, e ajustar faz parte do método.
• •Blocos com nomes vagos. "Trabalhar no projeto" convida a dispersão. "Escrever a seção 2 da proposta" diz exatamente o que abrir quando o bloco começa.
• •Ignorar a energia. Duas horas de raciocínio pesado às 16h depois de cinco reuniões quase nunca acontecem. Combine a tarefa com a hora.
• •Blocos longos demais. Um bloco de três horas sem pausa raramente continua focado até o fim. Divida o trabalho longo em blocos de 90 minutos ou menos com uma pausa curta entre eles.

Planeje o dia que você tem, não o que gostaria de ter: primeiro o que é fixo, no máximo três tarefas que importam, e depois espaço para respirar.

Essas ideias costumam ser confundidas, e combinam bem:

• •Time blocking decide quando uma tarefa acontece: um espaço na agenda.
• •Timeboxing limita quanto tempo ela pode levar: acabou o tempo, você para e entrega o que tem. Serve para tarefas que se esticam sem fim, como caprichar nos slides.
• •Agrupar tarefas (task batching) junta tarefas pequenas parecidas num bloco, para que e-mail, ligações ou recados sejam feitos juntos e não interrompam o trabalho profundo.
• •Dias temáticos dão uma função a cada dia, como reuniões na terça e escrita na quinta. Combina com quem tem muitos papéis diferentes.

Se o difícil é manter o foco, combine os blocos com a técnica Pomodoro: um bloco de duas horas vira quatro rodadas de 25 minutos com pausas curtas.

Time blocking funciona com qualquer coisa que tenha horas. A ferramenta importa menos que o hábito, mas cada uma tem um custo.

• •O papel é rápido e não tem notificações, mas replanejar é riscar, e ele não avisa quando um bloco começa.
• •O Google Agenda é gratuito e já tem as suas reuniões. O atrito é que as tarefas moram em outro lugar, então você as copia à mão toda manhã. Nosso guia de time blocking no Google Agenda mostra como fazer funcionar.
• •Um app de planejamento mantém tarefas e agenda no mesmo lugar, então bloquear uma tarefa é colocá-la no dia em vez de digitá-la de novo.

O Superhive foi pensado em torno desse método. Dê uma duração a uma tarefa e ela cai no dia como um bloco no tempo livre entre os seus eventos, e o encerramento do dia move para amanhã o que não foi feito em vez de deixar que se perca numa lista.