Time blocking: cómo planificar tu día en bloques de tiempo

Una lista de tareas no tiene reloj. Diez tareas se ven iguales tanto si llevan una hora como doce, por eso la mayoría de las listas terminan el día más largas que como empezaron. El time blocking lo resuelve convirtiendo cada tarea en una cita contigo: de 9:00 a 10:30, borrador de la propuesta. Primero van las reuniones y lo fijo, después el trabajo y al final los huecos.

La idea no es nueva. Cal Newport la hizo popular entre quienes trabajan con la cabeza en Deep Work (Céntrate, en español) y en su planificador por bloques, pero cualquiera que haya anotado "gimnasio, 19:00" en una agenda hizo una versión de esto. Lo que lo convierte en un método es hacerlo con toda la jornada, todos los días, antes de que empiece.

• •Te obliga a estimar. No puedes ubicar una tarea sin decidir cuánto dura, y esa sola decisión frena la mayoría de los días sobrecargados antes de que pasen.
• •Hace visibles las renuncias. Si la tarde está llena, un pedido nuevo tiene que reemplazar algo. En una lista, simplemente se suma al final.
• •Protege el trabajo concentrado. Un bloque de dos horas en el calendario cuesta mucho más regalarlo que una intención vaga de "avanzar con el informe hoy".
• •Elimina la siguiente decisión. Cuando termina un bloque, el próximo ya está elegido. Pasas menos tiempo del día decidiendo qué hacer.

1. 1.
   Primero lo fijo: reuniones, clases, llevar a los niños al colegio, el almuerzo. Lo que queda es el tiempo que de verdad tienes.
2. 2.
   Elige de una a tres tareas que importan hoy, mejor si acercan un objetivo. Todo lo demás es secundario.
3. 3.
   Estima cada una y súmale un cuarto. Casi todos subestimamos lo que tardan nuestras propias tareas (la psicología lo llama falacia de la planificación), así que ese margen no es pesimismo, es precisión.
4. 4.
   Pon el trabajo más difícil en tus mejores horas. Para casi todos es la primera mitad de la mañana, antes de que se acumulen los mensajes.
5. 5.
   Agrupa lo pequeño. Correo, mensajes y trámites van en uno o dos bloques de 30 minutos en lugar de filtrarse en todo.
6. 6.
   Deja libre alrededor del 20 por ciento del día. Las cosas se alargan y aparecen cosas nuevas, y un plan sin margen se rompe con la primera.
7. 7.
   Al final del día, mueve lo que no pasó. Reubicar lo pendiente para mañana lleva dos minutos y es lo que evita que algo se pierda.

Este es un día realista para alguien con un trabajo grande, una reunión y la bandeja de entrada de siempre. Fíjate que solo unas seis horas son trabajo planificado.

• •Planificar cada minuto. Un día sin huecos está roto a las 10 de la mañana. Planifica seis horas de una jornada de ocho.
• •Tratar el plan como un contrato. Cuando el día cambia, vuelve a ubicar lo que queda. El plan es un mapa, no una promesa, y ajustarlo es parte del método.
• •Bloques con nombres vagos. "Trabajar en el proyecto" invita a dispersarse. "Escribir la sección 2 de la propuesta" te dice exactamente qué abrir cuando empieza el bloque.
• •Ignorar la energía. Dos horas de pensar a fondo a las 16:00 después de cinco reuniones casi nunca pasan. Ajusta la tarea a la hora.
• •Bloques demasiado largos. Un bloque de tres horas sin pausa rara vez sigue concentrado hasta el final. Divide el trabajo largo en bloques de 90 minutos o menos con una pausa corta entre ellos.

Planifica el día que tienes, no el que te gustaría tener: primero lo fijo, como mucho tres tareas que importan, y después espacio para respirar.

Estas ideas se suelen confundir, y combinan bien entre sí:

• •Time blocking decide cuándo pasa una tarea: un espacio en el calendario.
• •Timeboxing pone un tope a cuánto puede durar: cuando se acaba el tiempo, paras y entregas lo que tienes. Sirve para tareas que se estiran sin fin, como pulir una presentación.
• •Agrupar tareas (task batching) junta tareas pequeñas parecidas en un bloque, para que correo, llamadas o recados se hagan juntos y no interrumpan el trabajo profundo.
• •Días temáticos dan a cada día una función, como reuniones los martes y escritura los jueves. Encaja con quien tiene muchos roles distintos.

Si lo difícil es concentrarte, combina los bloques con la técnica Pomodoro: un bloque de dos horas se convierte en cuatro rondas de 25 minutos con pausas cortas.

El time blocking funciona con cualquier cosa que tenga horas. La herramienta importa menos que el hábito, pero cada una tiene su costo.

• •El papel es rápido y no tiene notificaciones, pero replanificar es tachar, y no te avisa cuando empieza un bloque.
• •Google Calendar es gratis y ya tiene tus reuniones. La fricción es que tus tareas viven en otro lado, así que las copias a mano cada mañana. Nuestra guía de time blocking en Google Calendar explica cómo hacerlo funcionar.
• •Una app de planificación tiene tareas y calendario en el mismo lugar, así que bloquear una tarea es ponerla en el día en lugar de volver a escribirla.

Superhive está pensada alrededor de este método. Dale una duración a una tarea y cae en el día como un bloque en el tiempo libre entre tus eventos, y el cierre del día mueve a mañana lo que no se hizo en lugar de dejar que se pierda en una lista.