Ritual de encerramento do dia: como terminar o expediente e desligar do trabalho

Quem popularizou a ideia foi Cal Newport, primeiro no blog dele e depois no livro Deep Work (Trabalho focado, no Brasil). No fim de cada expediente ele passa pela lista de tarefas e pela agenda, garante que cada pendência esteja anotada ou planejada, esboça o dia seguinte e então diz em voz alta uma frase fixa: "Schedule shutdown, complete" (algo como "encerramento do dia, concluído"). Daí em diante, qualquer pensamento sobre trabalho recebe a mesma resposta: já está resolvido.

Duas coisas fazem disso um ritual, e não mais uma tarefa. Os passos são sempre os mesmos, então não exigem força de vontade. E existe um último passo claro, um sinal de que o trabalho acabou. Sem esse sinal, "só mais um e-mail" nunca tem fim.

Tarefas inacabadas grudam. A psicologia observa há muito tempo que pensamos mais em tarefas interrompidas ou incompletas do que nas terminadas, o chamado efeito Zeigarnik. Por isso um relatório pela metade vai junto para o jantar, e um terminado nunca vai.

O pulo do gato, e Newport se apoia nisso em Deep Work, é que não é preciso terminar uma tarefa para ela sossegar. A pesquisa que ele cita sugere que fazer um plano concreto para uma pendência (o quê, quando, primeiro passo) reduz o quanto ela invade os seus pensamentos. Um ritual de encerramento é simplesmente fazer isso com cada tarefa aberta, todo dia, no mesmo horário.

• •Noites livres de verdade. Você para de abrir o e-mail às 21h para ver se nada está pegando fogo, porque já conferiu antes de parar.
• •Um começo mais rápido amanhã. A primeira tarefa já está escolhida e o primeiro passo, anotado, então a manhã começa com trabalho, não com decisões.
• •Nada se perde em silêncio. Cada tarefa que atrasou ganha um dia novo, em vez de ficar na lista de ontem até virar urgência.
• •Um fim claro. Isso pesa mais para quem trabalha de casa, onde não existe o trajeto de volta separando o trabalho do resto da vida.

Faça no mesmo horário todo dia, uns 10 minutos antes de quando você quer parar. A ordem importa: primeiro se anota, para que nada novo chegue depois de você decidir.

1. 1.
   Anote as pontas soltas (2 minutos). Uma última passada pelo e-mail, pelo chat e pelas anotações de reuniões. O que pedir ação vira tarefa com data. Não responda agora, a não ser que leve menos de dois minutos: o objetivo é anotar, não começar um segundo expediente.
2. 2.
   Revise o dia (2 minutos). Marque o que você terminou. Ver "4 concluídas" é um fim de verdade, não uma sensação vaga de ter estado ocupado. Repare no que levou muito mais tempo que o previsto, para estimar melhor amanhã.
3. 3.
   Decida cada tarefa aberta (3 minutos). Para cada tarefa pendente, escolha uma de três opções: amanhã, um dia específico mais adiante ou fora da lista. Nada fica num "hoje" que já acabou. Se amanhã está enchendo, este é o momento de passar algo para quinta, não amanhã às 11h.
4. 4.
   Olhe o amanhã (2 minutos). Confira na agenda a primeira reunião e se você começa cedo. Escolha a tarefa com que vai começar e anote o primeiro passo concreto, como "abrir a planilha do orçamento e preencher a coluna de março". É uma versão leve de organizar o dia seguinte.
5. 5.
   Encerre (1 minuto). Feche as abas e os apps do trabalho, diga a sua frase ou faça o seu gesto, e pare. A frase de Newport é uma opção; fechar o notebook e guardar na gaveta é outra.

Se um pensamento sobre trabalho voltar mais tarde, a resposta já é verdadeira: está anotado e tem um dia.

São 17h20 de uma quarta. Havia cinco tarefas planejadas e três estão feitas. Na passada pelo e-mail aparece uma mensagem do jurídico pedindo comentários sobre um contrato, e uma anotação da reunião da tarde sobre atualizar o painel de indicadores.

A primeira reunião de amanhã é às 10h, então o dia começa com os comentários no contrato às 9h, com o primeiro passo "abrir o contrato e ler a cláusula 4". Notebook fechado às 17h30.

• •Coloque na agenda. Um evento de 10 minutos no mesmo horário todo dia, com alerta. O ritual que depende de lembrar é o que fica de fora nos dias cheios, que são justamente os que mais precisam dele.
• •Mantenha em 10 minutos. Se crescer para 30, vira uma segunda sessão de planejamento e você vai começar a pular. A reflexão mais ampla fica para o planejamento semanal, não aqui.
• •Faça o último passo ser físico. Fechar o notebook, dar uma volta no quarteirão, trocar de roupa. Quem trabalha de casa costuma usar uma caminhada de 10 minutos como um trajeto de volta inventado.
• •Tenha um lugar só para o que vier à cabeça tarde. Se algo aparecer às 21h, anote na sua lista de tarefas em cinco segundos e deixe lá. Abrir o e-mail "só para dar uma olhada" desfaz o ritual.
• •Faça mesmo nos dias longos. Se você trabalhar até as 20h, o encerramento é às 20h. Pular nos dias mais difíceis é justamente como o trabalho vaza para a noite.

Para a maioria das pessoas, o ritual ajuda em uma ou duas semanas, mas alguns pensamentos são teimosos. Cada um costuma ter uma causa específica:

• •Sempre volta a mesma tarefa. O plano dela não está concreto o bastante. Dê a ela um horário e um primeiro passo, não só um dia.
• •É medo, não memória. Uma conversa difícil ou uma tarefa temida vai continuar aparecendo por mais bem planejada que esteja. Marque para a primeira hora de amanhã, assim a espera é de uma noite, não de três dias.
• •O celular puxa você de volta. Desligue as notificações do trabalho depois do encerramento, ou use o modo Foco do iPhone ou o Não perturbe do Android. Se você abre o Slack ou o e-mail por hábito, bloquear apps com horário tira essa opção.
• •Você está de plantão. Combine o que conta como urgente e por onde chega, para que todo o resto possa esperar sem você ficar conferindo.

Vale ser honesto sobre os limites. Um ritual de encerramento não resolve um trabalho que exige 60 horas por semana. O que ele faz é deixar as horas de folga realmente de folga.

Qualquer um funciona. Uma lista em papel na mesa basta para os passos 1 e 5. Os do meio são onde uma ferramenta ajuda, porque mover cada tarefa pendente para um dia novo à mão fica cansativo quando são mais do que algumas.

O Superhive tem um encerramento do dia embutido no app para iPhone e Android, no plano gratuito. Ele mostra o que você terminou hoje e lista tudo o que continua aberto, com uma decisão por tarefa: amanhã, uma data que você escolhe ou soltar, para ela ficar na sua lista sem data. E termina com uma olhada no amanhã: quantas reuniões há e a que horas é a primeira.