Como planejar a semana: revisão e planejamento semanal em 30 minutos

Um dia é curto demais para planejar trabalho de verdade. Um projeto que precisa de seis horas não cabe em nenhum dia isolado, e um dia que dá errado não tem para onde mandar o que não coube. Um mês é longo demais: lá pela terceira semana, o plano descreve outro mês. A semana é a unidade em que o trabalho grande pode ser dividido entre os dias e uma terça ruim ainda se resolve na quinta.

Planejar a semana também pega conflitos enquanto ainda dá para fazer alguma coisa: duas entregas na mesma quinta, uma viagem que come a quarta, um dia com cinco horas de reunião. E é onde as metas viram tarefas. Sem esse passo, o plano diário tende a encher cada dia com o mais urgente, e o que importa mas não tem prazo nunca ganha espaço.

Escolha um horário fixo e coloque na agenda como evento recorrente. Sexta à tarde funciona bem para o trabalho: a semana está fresca na cabeça e você sai sabendo como a segunda começa. Domingo à noite combina com quem planeja trabalho e vida pessoal juntos. Segunda cedo é o plano B, não o padrão, porque a segunda de manhã costuma se encher sozinha. Deixe abertos a agenda, a lista de tarefas e as suas metas, e conte com uns 45 minutos nas duas ou três primeiras vezes.

Comece pelo que já passou, porque isso mostra quanto realmente cabe numa semana sua.

• •O que você terminou? Passe pela agenda e pelas tarefas concluídas e anote duas ou três coisas que fechou. Leva um minuto e corrige a sensação de que nada andou.
• •O que não saiu, e por quê? Para cada prioridade que ficou para trás, dê nome ao motivo: era grande demais, não era tão importante ou a semana foi cheia de interrupções. Cada motivo tem sua solução: dividir, largar ou planejar menos.
• •Como foram as estimativas? Se você planeja três prioridades e termina uma pela terceira semana seguida, planeje duas. Olhar para trás é o que deixa um plano semanal realista.
• •O que ficou solto? Anotações de reuniões, mensagens que você deve, promessas feitas de passagem. Transforme cada uma numa tarefa com data, ou apague.

Percorra a agenda da semana que vem dia por dia: reuniões, entregas, viagens, consultas, compromissos das crianças, aniversários. Para cada dia, estime quantas horas sobram de verdade para trabalho focado. Um dia com quatro horas de reunião quase nunca tem trabalho profundo, só tarefas pequenas, e é melhor saber disso na sexta do que descobrir na quarta.

Depois dê uma olhada duas ou três semanas adiante. Uma apresentação no dia 20 pede que você comece nesta semana, e este é o único passo em que você vai perceber.

Olhe cada meta em que você está trabalhando e pergunte: qual é o passo desta semana que faria ela avançar? Desses, escolha dois ou três. Essas são as prioridades da semana, e todo o resto é secundário.

• •Escreva como resultados, não como atividades. "Mandar o primeiro rascunho do capítulo 3 para o editor" tem fim. "Trabalhar no livro" não tem.
• •Cada uma deve levar de 2 a 6 horas. Menor que isso, é só uma tarefa. Maior, precisa ser dividida numa parte para esta semana e outra para depois.
• •No máximo três. Cinco prioridades semanais são uma lista de tarefas com outro nome.
• •Inclua a vida, não só o trabalho, se houver uma meta importante ali: correr três vezes, ligar para a sua mãe, a declaração do imposto de renda.

Se as suas metas são vagas ("ser mais saudável", "fazer o negócio crescer"), este passo vai parecer difícil. É um problema da meta, não do plano, e em como transformar metas em tarefas mostramos como quebrar uma meta em partes.

Agora dê a cada prioridade um tempo em dias específicos, nas suas melhores horas. Você não está planejando cada hora. Está reservando os blocos de que as prioridades precisam, para que reuniões e pedidos pequenos não os engulam. Coloque os blocos na agenda, deixe os detalhes para o plano de cada manhã e deixe meio período livre perto do fim da semana para o que atrasar.

Um exemplo. As prioridades são: entregar a proposta do cliente (umas 5 horas), preparar o workshop de quinta (umas 3 horas) e correr três vezes, por uma meta de saúde.

A quarta tem quatro horas de reunião, então só recebe o bloco curto que precisa acontecer antes de quinta. A sexta à tarde fica livre de propósito. Se a semana correr como planejado, vira tempo para o próximo item da lista; se não, é onde a semana se recupera.

• •Comece cada dia pelo plano semanal. O plano da manhã encaixa primeiro o bloco de prioridade do dia e depois completa o resto.
• •Confira na quarta. Cinco minutos: alguma prioridade está em risco? Se estiver, mova um bloco, reduza o escopo ou peça mais prazo agora, enquanto pedir ainda custa pouco.
• •Se a semana explodir, proteja uma. Uma crise que come três dias ainda deixa espaço para uma prioridade, se você defender os blocos dela. Passe as outras para a semana seguinte de propósito em vez de deixar que se percam.
• •Feche cada dia. Um breve ritual de encerramento do dia manda o que ficou pendente para um dia específico, e a revisão de sexta começa de uma lista honesta.

Quando o planejamento semanal falha, quase sempre é por um dos passos feito ao contrário: pular a revisão, escolher seis prioridades ou escolher sem reservar tempo para elas.

O plano semanal responde o que importa e mais ou menos quando. O plano diário responde o horário exato. Não peça a um o trabalho do outro.

Para começar, um caderno e a sua agenda bastam: prioridades no papel, blocos na agenda. O atrito é que metas, tarefas e agenda moram em três lugares, e parte de cada sessão vai embora copiando de um para o outro.

O Superhive mantém tudo junto. Cada meta tem seus marcos, um ritmo e as tarefas ligadas a ela, então o passo 3 parte de uma lista que já existe. O calendário mostra as próximas duas semanas com as tarefas e os eventos de cada dia, o app web mostra a semana em blocos numa tela maior e a tela de progresso dá uma pontuação semanal de momentum comparada com as suas próprias semanas anteriores, um bom ponto de partida para a revisão. Tudo isso está no plano gratuito.