Como se organizar com TDAH: planejar o dia e escolher um planner

Quase todo planner parte de três suposições sem dizer: que você vai lembrar de abri-lo, que sabe quanto tempo uma tarefa vai levar e que vai continuar no sistema quando ele deixar de ser novidade. São justamente as áreas que muitas pessoas com TDAH descrevem como as mais difíceis: sentir o tempo passar, guardar coisas na cabeça, começar e trocar de uma coisa para outra. Um planner que depende de disciplina falha na primeira semana corrida. Um que lembra e controla o tempo por você tem uma chance real.

O que vem a seguir são estratégias que muitas pessoas com TDAH contam que ajudam. São dicas práticas para organizar o dia, não orientação médica; se o TDAH está afetando o seu trabalho, os estudos ou a saúde, um médico ou psicólogo pode ajudar com diagnóstico e tratamento.

Cegueira temporal, como muitas pessoas com TDAH chamam, é a sensação de que só existem dois tempos: agora e não agora. Uma lista piora isso, porque dez tarefas parecem iguais levando uma hora ou dez. A solução é enxergar o tempo como espaço.

• •Planeje numa linha do tempo, não numa lista. Primeiro o que é fixo, depois dê a cada tarefa um horário de início e uma duração. Ver "2 horas livres" entre uma reunião e a saída da escola é bem diferente de ver uma tarde vazia.
• •Escreva uma duração ao lado de cada tarefa e some pelo menos metade ao seu primeiro chute até conhecer os seus números reais. Depois compare: a diferença entre o estimado e o real é a coisa mais útil que você pode aprender sobre os seus dias.
• •Deixe um relógio à vista, de preferência de ponteiros ou um timer visual que mostra o tempo restante como um disco diminuindo. Tempo que se vê é mais fácil de usar do que um número.

A memória de trabalho é uma lousa pequena, e com TDAH ela costuma ser apagada na pior hora. Tudo o que você está tentando lembrar é atenção que não vai para o que está na sua frente. Então a regra é simples: tudo vai para um lugar só, no momento em que você pensa.

• •Uma caixa de entrada só. Não um caderno, dois apps e post-its na geladeira. Um lugar em que você confia e que confere uma vez por dia.
• •Anotar em segundos. Se adicionar uma tarefa leva mais de uns 10 segundos, você não vai fazer isso quando a ideia aparecer, e a ideia vai embora. Um áudio, um widget ou uma linha digitada do jeito que você fala funcionam.
• •Escreva a próxima ação, não o projeto. "Imposto de renda" é uma nuvem. "Achar no e-mail o PDF da declaração do ano passado" é algo que dá para começar nos próximos cinco minutos.

Um dia com 14 tarefas é um dia em que às 10h você já se sente atrasado. Escolha de uma a três tarefas que importam hoje e trate o resto como opcional.

• •Blocos de 15 a 45 minutos. Blocos longos convidam a dispersar no meio do caminho; os curtos acabam antes da sua atenção. Uma rodada de Pomodoro de 10 a 25 minutos funciona do mesmo jeito.
• •Deixe o primeiro passo minúsculo. "Abrir o documento e escrever uma frase" é muito mais fácil de começar do que "escrever o relatório", e depois de engatar fica mais fácil continuar.
• •Deixe folgas. Coloque de 10 a 15 minutos entre os blocos para a troca em si, e deixe pelo menos um quarto do dia sem planejar.

Isso é o time blocking adaptado para o TDAH: blocos mais curtos, mais folga e em menor número.

As trocas são o momento em que muitos dias com TDAH saem do trilho: o hiperfoco numa coisa faz você perder a próxima, ou o intervalo entre duas coisas engole uma hora sem você perceber.

• •Dois alertas, não um. Um de 10 a 15 minutos antes, para fechar o que está fazendo e achar as chaves, e outro na hora de começar. Um alerta só, na hora de início, já chega tarde para qualquer coisa que envolva sair de casa.
• •Alertas que você realmente veja. Se o seu celular vive no silencioso, use a Tela Bloqueada, um relógio inteligente ou um alarme de verdade para as poucas coisas que não podem passar.
• •Body doubling. Trabalhar ao lado de outra pessoa, no mesmo lugar, numa chamada de vídeo ou numa sessão de coworking online como o Focusmate, facilita para muita gente começar e manter uma tarefa. A outra pessoa não ajuda; ela só está ali.
• •Tire a saída mais fácil. Se o seu tempo vai embora no celular, bloqueie os piores apps durante os blocos de trabalho. O guia como bloquear apps no iPhone mostra os ajustes gratuitos.

Muitos apps de tarefas punem um dia ruim: tudo o que você não terminou fica vermelho e espera como atrasado. Depois de alguns dias ruins, a lista vira algo que você evita abrir, e quase sempre é assim que um planner é abandonado.

• •Feche o dia em cinco minutos. Veja o que foi feito, passe o que sobrou para amanhã ou para um dia específico, e apague o que não importa mais. Isso é um ritual de encerramento, e é o que mantém a lista honesta.
• •Repare no que sempre vai para frente. Uma tarefa que passa para o dia seguinte três dias seguidos é grande demais ou não é importante. Divida ou largue.
• •Quando o sistema quebrar, recomece a partir de hoje. Todo mundo sai do trilho uma hora. Não tente processar duas semanas de pendências antes: planeje hoje e retome as coisas antigas conforme elas voltarem a importar.
• •Conte com trocar de sistema. A novidade ajuda muitas pessoas com TDAH a se engajar. Trocar de ferramenta a cada poucos meses não tem problema, desde que o básico continue o mesmo.

Deixe o tempo visível, não guarde nada na cabeça, planeje curto e pouco, se avise antes de cada troca e perdoe o seu eu de ontem.

Seja papel ou app, confira com esta lista:

• •Anotar em segundos, onde você estiver.
• •Horas que dá para ver, não só uma lista.
• •Lembretes que você nota, antes de algo começar e na hora em que começa.
• •O que ficou pendente segue em frente sem virar um muro de tarefas atrasadas.
• •O plano aparece sem abrir nada: na Tela de Início, na Tela Bloqueada ou numa folha em cima da mesa.
• •Pouca configuração. Se precisa de uma tarde inteira para configurar, é um projeto, não um planner.

O Superhive foi pensado em torno de vários itens dessa lista. Você digita uma tarefa do jeito que fala, como "dentista amanhã às 10h", e a data e a hora são lidas para você. Tarefas com duração caem como blocos no tempo livre entre os seus eventos, os lembretes chegam no seu celular e o encerramento do dia passa o que sobrou para amanhã em vez de marcar como atrasado. No iPhone, o widget Today deixa o plano na sua Tela de Início. O Pro adiciona três coisas que ajudam aqui: notificações personalizadas (um segundo alerta antes de uma tarefa começar, por exemplo), o replanejar (tudo o que ficou por fazer vai para outro dia de uma vez) e o Super focus, que bloqueia apps no iPhone. É uma ferramenta de planejamento, não um tratamento: ela cuida da logística para que a sua atenção possa ir para o trabalho.