Cronograma diário: um modelo para copiar e exemplos de rotina

Cronogramas costumam dar errado por excesso de detalhe: um plano que dá nome a cada meia hora quebra na primeira ligação longa, e depois de quebrado parece inútil seguir. Um cronograma que dura tem menos partes, e maiores, cada uma com uma função:

• •Horários âncora. Acordar, começar a trabalhar ou estudar, almoçar, parar e dormir, no mesmo horário todo dia útil. Eles seguram o dia no lugar, e são o que você mantém até num dia ruim.
• •Blocos de foco. Um ou dois blocos de 60 a 120 minutos para o trabalho que importa, nas horas em que a cabeça está mais descansada.
• •Levas. E-mail, mensagens, ligações e burocracia agrupados em um ou dois blocos de 30 a 60 minutos, para não vazarem para todo o resto.
• •Uma folga. De 30 a 45 minutos sem nada dentro, para o que atrasar. É a primeira coisa que as pessoas apagam e a que mais faz falta.
• •Um começo e um fim. Dez minutos para planejar o dia e dez para encerrar, para o modelo continuar ligado às suas tarefas de verdade.

A ideia não é nova. O cronograma diário de Benjamin Franklin, publicado na autobiografia dele, tem a mesma forma: começa com a pergunta "Que bem farei hoje?", coloca dois longos períodos de trabalho em volta do almoço e termina perguntando que bem o dia fez.

Um dia útil para quem trabalha das 8h30 às 17h. Mantenha a ordem e a duração dos blocos, e empurre tudo para mais cedo ou mais tarde conforme o seu dia.

Seis das sete horas e meia de trabalho estão planejadas: dois blocos de foco, duas levas e uma hora de reuniões. O resto é a folga, uma pausa e os dois espaços de 15 minutos que abrem e fecham o dia. Dá 80 por cento planejado, com espaço para um dia que não sai como o previsto.

Mantenha a estrutura, troque o conteúdo: o modelo é o mesmo todo dia, as tarefas dentro dos blocos não.

1. 1.
   Defina primeiro os horários âncora. Anote a que horas você acorda, começa, almoça, para e dorme. Se você não consegue cumprir um horário em quatro de cada cinco dias, é o horário errado; escolha um que dê para cumprir.
2. 2.
   Descubra suas melhores horas. Durante uma semana, anote quando o trabalho difícil flui melhor. Para muita gente são as primeiras horas da manhã; para outras pessoas, o fim da tarde. É ali que vai o primeiro bloco de foco.
3. 3.
   Coloque o que é fixo. Aulas, reuniões recorrentes, levar as crianças à escola, uma ligação semanal. Monte o resto em volta.
4. 4.
   Posicione os blocos de foco. Um bloco de 90 a 120 minutos basta para quase todo dia. Acrescente um segundo, mais curto, só se as reuniões deixarem espaço.
5. 5.
   Agrupe o que é pequeno. Escolha um ou dois momentos para e-mail e mensagens, e um para burocracia. Fora desses momentos, eles esperam.
6. 6.
   Deixe a folga. Coloque de 30 a 45 minutos à tarde, quando os atrasos costumam cair, e não preencha com antecedência.
7. 7.
   Acrescente o começo e o fim. Dez minutos para planejar de manhã (nossa rotina de 10 minutos explica) e dez para fechar o dia com um ritual de encerramento.
8. 8.
   Teste por uma semana e mude uma coisa só. Um modelo é um rascunho. Depois de cinco dias você vai saber qual bloco nunca acontece, e é esse que precisa mudar de lugar. Revise o modelo quando a sua semana mudar, por exemplo no seu planejamento semanal.

A mesma estrutura serve para vidas bem diferentes: quem trabalha em home office, um universitário com aulas de manhã e uma mãe ou um pai que trabalha em volta do horário da escola.

• •Em home office, o risco é um dia sem bordas. A caminhada das 8h45 substitui o trajeto como sinal de que o trabalho começou, e fechar o notebook às 17h é o sinal de que acabou.
• •Na faculdade, as aulas são os blocos fixos e o resto do dia fica por sua conta. Duas rodadas de 50 minutos logo depois do almoço, com a matéria da manhã ainda fresca, são mais fáceis de manter do que uma sessão longa à noite. Nosso guia para organizar seus estudos mostra o que colocar nesses blocos.
• •Com filhos na escola, o expediente acaba na hora da saída, não quando o trabalho termina, então o bloco de foco é a primeira coisa depois de deixar as crianças e não existe um segundo. Planejar menos aqui não é se conformar. É o que torna o cronograma real.

• •Copie a forma, não os horários de outra pessoa. Acordar às 5h funciona para quem dorme às 21h.
• •Se você rende mais à noite. Empurre tudo para mais tarde, não só o começo. Se suas melhores horas são das 16h às 19h, é ali que vai o bloco de foco, e a leva de mensagens passa para a manhã.
• •Se você trabalha em turnos. Ancore o dia no início do turno, não no relógio, e tenha um modelo para cada tipo de turno.
• •Dias cheios de reunião. Proteja um bloco de 60 minutos e use os intervalos entre reuniões como levas.
• •Fins de semana. Mantenha os horários de acordar e dormir a no máximo uma hora dos da semana, e esqueça os blocos.

Qualquer uma guarda o modelo. A diferença é quanto trabalho dá preenchê-lo todo dia.

• •Papel ou uma folha impressa é rápido e silencioso, mas não avisa quando um bloco começa.
• •Uma planilha (Google Planilhas, Excel) é fácil de copiar e ajustar, com uma aba para cada tipo de dia, mas nada se mexe quando o dia muda.
• •O Google Agenda pode guardar os horários âncora e os blocos como eventos recorrentes ao lado das suas reuniões, mas suas tarefas continuam em outro lugar e você copia tudo à mão. Nosso guia de time blocking no Google Agenda mostra como.
• •Um app de planejamento junta as tarefas e as horas, então preencher um bloco é dar um horário a uma tarefa, não digitar tudo de novo.

O Superhive funciona do jeito deste modelo. Dê uma duração a uma tarefa e ela aparece no dia como um bloco no tempo livre em volta dos seus eventos, e dá para colocar um lembrete para quando ele começar. Quando você fecha o dia, o encerramento diário passa para amanhã o que não foi feito. Tudo isso é grátis. O Pro acrescenta tarefas recorrentes, para as partes fixas do modelo, e importa o seu Google Agenda para as reuniões ficarem na mesma linha do tempo.