Notion como planner diário: como montar e onde ele deixa a desejar

Esqueça os templates com 40 widgets. Um planner que você ainda vai abrir daqui a um mês precisa de um banco de dados e três visualizações.

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   Crie um banco de dados de tarefas. Uma tabela de página inteira com cinco propriedades: Nome; Data (ative a data de término e o horário quando a tarefa tiver hora marcada); Status (a propriedade de status do Notion: não iniciada, em andamento, concluída); Prioridade (uma seleção com alta, média e baixa); e Minutos, um número para a sua estimativa.
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   Adicione uma visualização Entrada. Filtro: Data está vazia. As tarefas novas caem aqui, então anotar nunca obriga você a decidir quando.
3. 3.
   Adicione uma visualização Hoje. Filtro: Data é hoje ou antes, e Status não é concluída. Ordene por prioridade. Incluir o que está atrasado faz com que nada suma só porque o dia passou.
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   Adicione uma visualização Semana. Um layout de calendário do mesmo banco, por semana, para arrastar tarefas entre os dias.
5. 5.
   Crie uma página diária, se quiser. Num segundo banco chamado Dias, faça um template com uma visualização vinculada de Hoje, uma linha para a única coisa que importa e uma lista curta de encerramento do dia. Configure para repetir de segunda a sexta e o Notion cria a página toda manhã.
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   Conecte o Notion Calendar para as horas. O calendário do Notion mostra dias, não horas. O Notion Calendar, um app gratuito à parte, mostra o seu Google Agenda ao lado do banco de tarefas, e mover uma tarefa lá muda a data e o horário dela no Notion.

Depois, toda manhã: abra Hoje, escolha de uma a três tarefas que importam e dê um horário a elas no Notion Calendar. Isso é time blocking, dividido em dois apps.

• •Documentos e wikis. Atas de reunião, briefings de projeto, anotações de leitura e manuais de equipe, com páginas dentro de páginas. Poucas ferramentas fazem isso melhor.
• •Bancos de dados para tudo. Uma lista de tarefas, um calendário de conteúdo, uma lista de leitura ou um pequeno CRM são o mesmo tipo de tabela, com relações entre si e quantas visualizações você quiser.
• •Planejar perto do material. Uma tarefa pode morar na mesma página do briefing a que pertence, o que combina com projetos com muito texto.
• •Equipes. Espaços compartilhados, comentários e permissões fazem dele a casa natural do que uma equipe sabe.
• •Preço. Grátis para uma pessoa. O Plus custa uns US$ 10 por membro por mês no plano anual e um pouco mais no mensal (confira a página de preços do Notion, ela muda).

Nada disso é defeito. Vem do Notion ser uma tela em branco, que é exatamente o que o faz ser bom em tudo o que está acima.

• •Quem monta é você. Propriedades, filtros e visualizações levam uma noite, e cada mudança no seu jeito de trabalhar significa editar o sistema. Muita gente acaba gastando mais tempo no planner do que no plano.
• •A manutenção desanda. Tarefas sem data, status parados em andamento, uma visualização Hoje que cresce em silêncio até 30 itens. Nada no Notion avisa que o dia não cabe.
• •Anotar no celular é lento. Adicionar uma tarefa é abrir o app, chegar ao banco, criar uma página e preencher data e prioridade à mão. São vários toques a mais do que digitar uma linha, e quanto mais lento é anotar, mais coisa fica na sua cabeça.
• •Time blocking precisa de outro app. A grade por hora mora no Notion Calendar, então planejar o dia é ficar pulando entre dois apps.
• •Os lembretes são manuais. Dá para adicionar um numa data ou com @remind, mas você configura tarefa por tarefa, e eles chegam na mesma caixa dos comentários e menções.
• •O que ficou pendente fica parado. As tarefas não concluídas de ontem continuam com a data de ontem. Um filtro mostra, mas mover continua sendo editar datas.

O Notion é um lugar para construir um planner. Se você gosta de construir, essa é a graça. Se só quer planejar, é trabalho a mais.

• •Um banco de tarefas só. Nunca um por projeto; use uma propriedade para o projeto.
• •Três visualizações. Entrada, Hoje e Semana. Apague qualquer visualização que você não abriu em duas semanas.
• •Um total na visualização Hoje. Ative a soma no rodapé da coluna Minutos. Se hoje passar de uns 360 minutos (seis horas) num dia normal de trabalho, mova alguma coisa antes de começar.
• •Cinco minutos no fim do dia. Marque o que foi feito e mude a data do que não foi. O guia do ritual de encerramento do dia mostra como.
• •Anotar a um toque. Adicione o banco de tarefas aos favoritos para ele ser a primeira coisa que você vê no app do celular.

O Superhive é um app de planejamento do dia com páginas no estilo do Notion embutidas. Faz bem menos que o Notion no geral e mais da parte diária sem você montar nada. Os preços são aproximados, em dólar; confira a página de preços de cada app.

Você não precisa de uma ferramenta só para tudo. Um arranjo que funciona para muita gente que cansou do planner no Notion: deixe o Notion para documentos, wikis e trabalho em equipe, e planeje o dia num app feito para isso. No Superhive você digita "Ligar para a Ana amanhã às 5 p1 #Northwind" e ganha uma tarefa com data, horário, prioridade e meta. As tarefas com duração caem no dia como blocos no tempo livre entre os seus eventos, e o encerramento diário fecha o dia passando para amanhã o que sobrou. As anotações rápidas também têm lugar: o Superhive tem páginas próprias, 5 no plano grátis e ilimitadas no Pro, que também importa o seu Google Agenda.