Matriz de Eisenhower: o que é e como usar, com exemplos

É uma grade de quatro quadrantes montada com duas perguntas. O nome vem de Dwight D. Eisenhower, a quem se atribui a ideia de que o importante raramente é urgente e o urgente raramente é importante. Stephen Covey transformou a ideia na grade de quatro quadrantes em Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes, por isso ela também aparece como matriz urgente-importante.

As duas palavras precisam significar algo concreto, senão tudo vai parar no primeiro quadrante:

• •Urgente é o que precisa de atenção logo e tem um custo real se esperar: um prazo, alguém travado esperando você, algo quebrado.
• •Importante é o que move algo que você valoriza: uma meta, sua saúde, seu trabalho, seus estudos, as pessoas próximas.

As duas coisas são independentes. A matriz existe para você parar de tratar o urgente como se fosse importante.

• •Quadrante 1, fazer. Prazos reais e problemas reais. Alguns são inevitáveis, mas se esse quadrante lota a sua semana, normalmente é porque o quadrante 2 foi deixado de lado semanas atrás. Muitas crises são tarefas importantes que esperaram até virar urgentes.
• •Quadrante 2, agendar. Exercício, planejamento, estudar com antecedência, o projeto paralelo, o check-up, a conversa difícil. Nada disso vence hoje, e por isso escorrega. É o quadrante que muda o seu ano, e só acontece se ganhar um horário.
• •Quadrante 3, delegar ou encurtar. Parece produtivo porque alguém está esperando. Passe para outra pessoa quando der. Quando não der, o que é comum para quem estuda ou trabalha por conta própria, encurte: responda em duas linhas, junte tudo num horário só ou combine para depois.
• •Quadrante 4, eliminar. Não é descanso. Descansar é importante e fica no quadrante 2. O quadrante 4 é o que você faz no lugar de descansar ou trabalhar, aquilo que não deixa você nem descansado nem mais adiantado.

1. 1.
   Escreva todas as tarefas pendentes numa lista só. Dois minutos, sem organizar ainda.
2. 2.
   Para cada tarefa, pergunte o que acontece se ela esperar uma semana. Se algo quebra de verdade ou alguém fica na mão, é urgente.
3. 3.
   Depois pergunte se ela avança uma meta ou protege algo que você valoriza. Se sim, é importante.
4. 4.
   Dê a cada tarefa um número de 1 a 4. Seja econômico com o 1: se mais de 3 ou 4 tarefas caírem ali, algumas só estão fazendo barulho.
5. 5.
   Aja por quadrante: o 1 entra hoje, o 2 ganha dia e horário nesta semana, o 3 vai para um bloco curto ou para outra pessoa, o 4 é apagado.

Faça a organização completa uma vez por semana, no seu planejamento semanal, e uma passada rápida toda manhã para o que chegou.

Esta é uma lista realista de uma universitária que faz estágio meio período, a cinco semanas das provas finais.

Só duas tarefas são de fato urgentes e importantes. As que vão decidir como serão as provas, as sessões de estudo, estão no quadrante 2, e numa lista comum teriam ido para "semana que vem" até virarem urgentes também.

• •Não diz quando. Rotular uma tarefa como quadrante 2 não muda nada até ela ter um horário. Muita gente organiza tudo direitinho e passa a semana nos quadrantes 1 e 3 do mesmo jeito.
• •Num dia ruim, tudo parece importante. Sem metas escritas, importante vira o que está deixando você ansioso. Amarre a importância a uma meta: veja como alcançar suas metas.
• •Ignora o tamanho. Uma tarefa de 5 minutos e um projeto de 3 dias podem dividir o mesmo quadrante. Estime antes de agendar.
• •A urgência muitas vezes é dos outros. Uma mensagem marcada como urgente é urgente para quem mandou. Pergunte o que de fato acontece se ela esperar.
• •Fica velha rápido. Tarefas do quadrante 2 escorregam para o 1 quando o prazo chega perto. Reorganize toda semana.

A matriz decide o quê. A agenda decide quando. A regra mais simples que funciona: os quadrantes 1 e 2 ganham blocos, o 3 ganha um horário agrupado e o 4 não ganha nada.

1. 1.
   Coloque primeiro na agenda as tarefas do quadrante 1 de hoje, com uma estimativa honesta de quanto cada uma leva.
2. 2.
   Dê ao quadrante 2 blocos fixos nesta semana, por exemplo três blocos de 60 a 90 minutos logo cedo, antes de as mensagens se acumularem. Trate esses blocos como reuniões que não mudam de lugar.
3. 3.
   Agrupe o quadrante 3 em um ou dois horários de 30 minutos, como no fim da manhã e no fim da tarde.
4. 4.
   Deixe uns 20 por cento do dia livres para as surpresas do quadrante 1 que vão chegar de qualquer jeito.

O guia de time blocking explica o método completo, com um dia de exemplo.

Para organizar uma vez, o papel é perfeito: desenhe uma cruz, nomeie os quadrantes e escreva. Para uma matriz que você usa toda semana, o quadrante importa menos do que o que vem depois, que é levar o quadrante 2 para a agenda.

No Superhive cada tarefa pode ter uma prioridade no plano grátis, e a adição rápida lê a prioridade do que você digita. Use a prioridade mais alta para o quadrante 1 e a seguinte para o 2, ligue as tarefas do quadrante 2 à meta que elas servem para o motivo ficar visível, e dê uma duração a elas para que caiam no seu dia como blocos entre os seus eventos. No encerramento do dia, o que não foi feito passa para amanhã em vez de sumir.