Matriz de Eisenhower: qué es y cómo usarla, con ejemplos

Es una cuadrícula de cuatro casillas que sale de dos preguntas. Lleva el nombre de Dwight D. Eisenhower, a quien se le atribuye la idea de que lo importante rara vez es urgente y lo urgente rara vez es importante. Stephen Covey la convirtió en la cuadrícula de cuatro cuadrantes en Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, por eso también la vas a encontrar como matriz urgente-importante.

Las dos palabras tienen que significar algo concreto, o todo termina en la primera casilla:

• •Urgente es lo que necesita atención pronto y tiene un costo real si espera: una fecha de entrega, alguien bloqueado, algo roto.
• •Importante es lo que mueve algo que te importa: una meta, tu salud, tu trabajo, tus estudios, la gente cercana.

Son independientes. La matriz existe para que dejes de tratar lo urgente como si fuera importante.

• •Cuadrante 1, hacer. Fechas de entrega reales y problemas reales. Algunos son inevitables, pero si esta casilla llena tu semana, suele ser porque el cuadrante 2 se dejó de lado hace semanas. Muchas crisis son tareas importantes que esperaron hasta volverse urgentes.
• •Cuadrante 2, agendar. Ejercicio, planificar, estudiar con tiempo, el proyecto personal, el chequeo médico, la conversación difícil. Nada de eso vence hoy, y por eso se posterga. Es la casilla que cambia tu año, y solo pasa si tiene una hora.
• •Cuadrante 3, delegar o reducir. Parece productivo porque alguien espera. Pásalo a otra persona cuando puedas. Cuando no puedas, que es lo habitual si estudias o trabajas por tu cuenta, redúcelo: responde en dos líneas, agrúpalo en un solo momento o di que más tarde.
• •Cuadrante 4, eliminar. No es el descanso. Descansar es importante y va en el cuadrante 2. El cuadrante 4 es lo que haces en lugar de descansar o de trabajar, lo que no te deja ni descansado ni más adelantado.

1. 1.
   Escribe todas las tareas pendientes en una sola lista. Dos minutos, sin ordenar todavía.
2. 2.
   Para cada tarea, pregúntate qué pasa si espera una semana. Si algo se rompe de verdad o le fallas a alguien, es urgente.
3. 3.
   Después pregúntate si mueve una meta o protege algo que te importa. Si la respuesta es sí, es importante.
4. 4.
   Ponle a cada tarea un número del 1 al 4. Usa el 1 con moderación: si caen más de 3 o 4 tareas ahí, algunas solo hacen ruido.
5. 5.
   Actúa según el cuadrante: el 1 va hoy, el 2 recibe día y hora esta semana, el 3 va a una sola tanda corta o a otra persona, el 4 se borra.

Haz el orden completo una vez por semana, dentro de tu planificación semanal, y una pasada rápida cada mañana para lo que haya llegado.

Esta es una lista realista de un estudiante universitario que trabaja medio tiempo, a cinco semanas de los exámenes finales.

Solo dos tareas son de verdad urgentes e importantes. Las que van a decidir cómo te va en los finales, las sesiones de estudio, están en el cuadrante 2, y en una lista normal se habrían pasado a "la semana que viene" hasta volverse urgentes también.

• •No dice cuándo. Etiquetar una tarea como cuadrante 2 no cambia nada hasta que tiene una hora. Mucha gente ordena todo a la perfección y después pasa la semana en los cuadrantes 1 y 3 igual.
• •En un mal día todo parece importante. Sin metas escritas, lo importante pasa a ser lo que te angustia. Ata la importancia a una meta: mira cómo cumplir tus metas.
• •Ignora el tamaño. Una tarea de 5 minutos y un proyecto de 3 días pueden compartir casilla. Estima antes de agendar.
• •La urgencia suele ser de otro. Un mensaje marcado como urgente es urgente para quien lo manda. Pregúntate qué pasa de verdad si espera.
• •Se desactualiza. Las tareas del cuadrante 2 pasan al 1 cuando se acerca la fecha. Vuelve a ordenar cada semana.

La matriz decide qué. El calendario decide cuándo. La regla más simple que funciona: los cuadrantes 1 y 2 reciben bloques, el 3 recibe una tanda y el 4 nada.

1. 1.
   Pon primero en el calendario las tareas del cuadrante 1 de hoy, con una estimación honesta de cuánto lleva cada una.
2. 2.
   Dale al cuadrante 2 bloques fijos esta semana, por ejemplo tres bloques de 60 a 90 minutos temprano, antes de que se acumulen los mensajes. Trátalos como reuniones que no se mueven.
3. 3.
   Junta el cuadrante 3 en una o dos tandas de 30 minutos, por ejemplo a media mañana y al final de la tarde.
4. 4.
   Deja libre alrededor del 20 por ciento del día para las sorpresas del cuadrante 1 que van a llegar igual.

En la guía de time blocking está el método completo, con un día de ejemplo.

Para ordenar una vez, el papel es perfecto: dibuja una cruz, nombra las casillas y escribe. Para una matriz que uses todas las semanas, la casilla importa menos que lo que pasa después, que es llevar el cuadrante 2 al calendario.

En Superhive cada tarea puede tener una prioridad en el plan gratis, y la captura rápida la lee de lo que escribes. Usa la prioridad más alta para el cuadrante 1 y la siguiente para el 2, une las tareas del cuadrante 2 a la meta a la que sirven para que se vea por qué importan, y dales una duración para que caigan en tu día como bloques entre tus eventos. En el cierre del día, lo que no se hizo pasa a mañana en lugar de desaparecer.